Делопроизводство : Шпаргалка: Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Шпаргалка: Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Вопросы к экзамену
1.
История отечественного делопроизводства. Два периода: дореволюционный
и советский (1917-1991). Дореволюционный: три этапа – а) приказное
делопроизводство (16-17 века); б) коллежское делопроизводство (18 век); в)
министерское делопроизводство (19-начало 20 века). Образовалось Русское
централизованное государство, во главе – царь, управлявший посредством
специальных государственных учреждений – приказов (Разрядный, Поместный,
Посольский, Тайных дел, Разбойный, Земский, Ямской, Холопий, Монастырский,
Челобитный, Казенный, Хлебный, Книгопечатных дел и др.). Появился штат
«служилых людей». Приказ возглавлял судья, с документами работали дьяки и
подъячие: «старые», «средней руки», «молодшие». Дьяк делал пометы: «сделать
выпись», «вклеить столб» и т.д. старший подъячий готовил проекты документов,
средний делал выписки, наводил справки, хранил дела, опечатывал сундуки,
младшие – переисывали черновики набело. Ни царь, ни бояре документов не
подписывали – удостоверяли документы дьяки и подъячие. Имелось свое
делопроизводство – составлялась необходимая документация: международные
договоры, царские указы и грамоты; от Боярской думы – приговоры; от приказов
исходили «памяти»; местные учреждения направляли отписки; частные лица посылали
в государственные учреждения челобитные. Грамоты были – вестовая, бессудная,
отказная, окружная; памяти – высолочная, наказная приставная, указная и др. На
реквизиты не обращали внимания, так что определить вид документа сегодня
непросто – надо прочитать весь документ. Текст писали на полосках бумаги
шириной 15-17 см. Если не вмещалось на одном листе, продолжали на втором,
третьем и т.д. Листы склеивали в ленту, место склейки – «сстав». Затем
сворачивали в свиток – «столбец» (столбцовая техника делопроизводства
применялась и при формировании документов в дела; в 16 веке слово «дело»
начинает означать и комплекс документов, в которых зафиксирован ход рассмотрения
вопроса и его решение). Вся работа осуществлялась на основании определенных
правил, сложившихся в соответствии с традициями и обычаями. Бурная политическая
деятельность Петра I продвинула вперед и отечественное делопроизводство
столбцовая техника была заменена на листовую, бумажную. Изменилась система
государственных учреждений – решения стали принимать путем голосования
(коллегиальный принцип). Коллежское делопроизводство велось на основании
правил, установленных Генеральным регламентом (устанавливалась структура
коллегий, их штат, должностные обязанности – присутствие: президент коллегии,
вице-президент, советники, ассесоры; канцелярия: секретарь, нотариус,
регистратор, актариус, канцелярист, копиист, переводчики, вахмистр; контора:
камерир, унтер-камерир, камор-штрейберы). Челобитные стали называть прошениями.
Административные реформы, осуществленные Александром I, снова изменили
систему госучреждений России. Коллегии были заменены министерствами, что
положило начало министерскому делопроизводству. Принцип принятия решений стал
единоначальным: каждое должностное лицо отвечает за конкретный участок
деятельности и в соответствии со своими обязанностями принимает участие в
подготовке проекта документа. В 1811 издано «Общее учреждение министерств», а
делопроизводство в нем названо «Порядок производства дел» (состоял из пяти
частей: 1) порядок вступления дел; 2) движение их, или собственно
делопроизводство; 3) отправление дел; 4) ревизия – контроль за исполнением; 5)
отчеты). Были определены категории документов, которые подписывались конкретным
должностным лицом. Соблюдалась установленная субординация в отношениях
официальных лиц.. Вводились первые бланки. Периодически стала возникать
проблема, требовавшая «сокращения документооборота». К концу века появляются
пишущие машинки, гектографы, ротопринты, механические нумераторы, штампы.
Возникают новые виды документов – телеграмма, телефонограмма. И уж, конечно,
небывалый размах обрело это дело в советскую эпоху. В первые годы издается ряд
законов, устанавливающих порядок законотворческой деятельности. Постановление
Совета Народных Комиссаров «О форме бланков гос. учреждений», узаконивались
обязательные реквизиты бланков. «О борьбе с областничеством и канцелярской
волокитой», «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях»
- названия официальных документов тех лет. поиск новых форм шел в последующие
годы постоянно. Четкая, правильная постановка делопроизводства – работа с
документами (прием, отправка, регистрация, грамотное оформление документов)
играет и сегодня немаловажную роль в бесперебойной работе учреждений,
организаций, предприятий. Было время, и не так давно, когда во всех отраслях
внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ). В 1966 был создан
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД),
с целью унификации и ускорения подготовки, исполнения, систематизации
документов была введена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)
свод правил, нормативов и рекомендаций, определяющих единообразие и
рациональную постановку делопроизводства. В историко-архивном институте открыт
факультет государственного делопроизводства. В 70-е годы были разработаны
первые государственные стандарты на терминологию в области делопроизводства и
оформление документов. В 80-е годы разрабатывались нормативы времени на
делопроизводственные операции и труд машинисток. В 1986 приняты «Основные
правила работы ведомственных архивов». Но жизнь не стоит на месте. Очередная
научно-техническая революция в делопроизводстве произошла с внедрением
компьютеров в ежедневный бумагопроизводительный процесс. Развивается и другая
организационно-административная техника (оргтехника). В связи с этим возникла
идея создания унифицированных систем документации (УСД), т.е. комплекса
взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.
Руководство этой работой осуществлял Госстандарт СССР (типа министерства). На
этой базе был создан Общесоюзный классификатор управленческой документации
(ОКУД). Были также созданы общесоюзные классификаторы: предприятий и
организаций (ОКПО), специальностей по образованию (ОКСО), продукции (ОКП). Еще
совсем недавно ни одно учреждение не могло обойтись без машинистки, умеющей
грамотно и быстро печатать на пишущей машинке, правильно и в срок оформлять
различные документы. Сегодня эти обязанности лежат на секретаре-референте, и в
его распоряжении – широкий набор современнейшей оргтехники, в том числе
компьютеры с необходимым программным обеспечением. Государственное
делопроизводство предшествующей эпохи подготовило базу для развития этой сферы
в сегодняшние дни.
2.
Способы унификации текстов документов. стандартизация
процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец,
эталон. Унификация – один из методов стандартизации, - приведение чего-либо к
единой системе, форме, единообразию. Современный служебный документ – это
прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики язык слов. По
способу синтаксической организации речи и ее пространственно-графического
оформления тексты могут иметь вид традиционной линейной записи связной речи
(сплошной текст); трафарета (линейная запись, но с пробелами, которые
заполняются переменной информацией; это уже формализованный текст – в нем
заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой будет
использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация
отображается); анкеты (перечень заранее подготовленных вопросов и место,
оставленное для ответа; текст располагается по вертикали); таблицы
(совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и
заключенных в графы по вертикали и горизонтали). Допускается в одном документе
сочетать разные виды текстов. Трафареты, анкеты, таблицы являются одним из
главных способов унификации формы служебных документов. Унификация оправдана
прежде всего с экономической стороны: составление унифицированного текста
требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по
образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших,
нестандартных аспектах информации. Важна и психологическая точка зрения – по
данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз
интенсивнее, чем неунифицированный – есть возможность быстро обратить внимание
на ключевые моменты. Да и с технической точки зрения – унификация текстов
упрощает и удешевляет использование электронной техники, компьютеров. И,
наконец, система ГОСТов закрепляет требования к содержанию документа – его
объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав
реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку
документов.
3.
Средства копирования и оперативного размножения документов,
работа с ними. В процессе управления возникает необходимость копирования и
размножения документов. Для этой цели применяется копировально-множительная
техника. Еще совсем недавно в этом вопросе все так было сложно – жуть наводят
одни названия: способы копирования – термографический, фотографический,
электрографический; тут тебе и специальная термореактивная бумага, и восковка
(«при письме на восковке лентоводитель пишущей машины отключается. В местах
изображения букв воск пробивается…» - какие ужасы!), гектографы, ротаторы… С
приходом компьютеров мир кардинально изменился. Копирование и размножение
документов стало возможным с помощью специальных копирующих и сканирующих
программ, очень легко и быстро осуществляется простое ксерокопирование. Копирование
документов стало широко доступным, и в какую организацию сегодня ни пойди
всюду требуются копии, копии…
4.
Классификация документов. Документы подразделяют на
служебные (исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или
представляющих их должностных лиц) и личные (созданные отдельными гражданами
автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения). Такие
документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании и др.
учреждения выдают гражданам на руки. Служебные подразделяются: ОРД
(организационно-распорядительная документация) - организационная (положения,
уставы, инструкции, правила); распорядительная (постановления, распоряжения,
приказы по оргвопросам); справочно-информационная (письма, телеграммы,
докладные записки, справки, акты, протоколы); о личном составе (приказы о
личном составе, личные дела, характеристики и т.д.); предложения, заявления и
жалобы граждан. По месту составления документы могут быть внутренние (создает
само учреждение в процессе своей деятельности) и внешние (эта документация
приходит извне – от других организаций, от отдельных граждан). По сложности
содержания – простые (отражают один вопрос, одну тему) и сложные (посвящены
нескольким вопросам). по форме – индивидуальные (произвольно составленные);
типовые (представляющие собой текст-образец) и трафаретные (когда часть
документа отпечатана заранее – постоянная информация, а часть вписывается при
его составлении – переменная информация, т.е. бланки). По стадиям создания
оригиналы (созданные в первый раз) и копии (повторное абсолютно точное
воспроизведение оригинала как вручную, так и с помощью технических средств).
Сегодня уже часто электронная копия имеет юридическую силу оригинала. Виды
копий – выписка (копия части документа, которая выдается на руки), отпуск
(полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело
учреждения-отправителя, удостоверяется пометкой «верно» и подписью
ответственного за делопроизводство), дубликат (имеет одинаковую силу с
подлинником, выдают в случае утери владельцем подлинного документа).
Еще одна классификация документов:
¨
По способу фиксации информации (письменные, графические,
фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, а также на разнообразных машинных
носителях);
¨
По содержанию или роду деятельности
(организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.);
¨
По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты,
отчеты, письма, заявления…);
¨
По видам (типовые, т.е. обязательные к применению в
определенной области; примерные, трафаретные, индивидуальные…);
¨
По степени сложности (простые, т.е. посвященные одному
вопросу и решаемые в одном подразделении; и сложные – содержащие ряд проблем);
¨
По месту составления (входящие, исходящие и внутренние);
¨
По срокам исполнения (срочные и несрочные);
¨
По сфере действия (служебные, или деловые; и
официально-личные – с указанием конкретного лица);
¨
По степени гласности (обычные – без ограничения доступа; и
с ограничением доступа – секретные, для служебного пользования, содержащие
коммерческую тайну, конфиденциальные);
¨
По юридической силе (подлинники обладают полной
легитимностью, если подписаны должностным лицом, подпись которого заверена
оттиском печати; копии, отпуски – по существу, это второй экземпляр оригинала,
подписанный руководителем и заверенный печатью; дубликаты, подложные);
¨
По степени полноты представленной информации (полные и
выписки, т.е. копии части документа);
¨
По срокам хранения – в одну папку (дело) должны
направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.
Классификации могут быть разные.
5.
Номенклатура дел, содержание, использование. Документы
организации должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть
обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации документов.
Основой систематизации документов в делопроизводстве является их группировка в
дела. Дело – это совокупность документов, или документ, относящийся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок
распределения документов в дела называется номенклатурой дел. Это
систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в
делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке. Номенклатуры дел бывают: типовые (содержащие
унифицированные заголовки дел, образующихся в делопроизводстве однородных
учреждений); примерные (устанавливающие примерный состав дел, заводимых в
делопроизводстве) и конкретные. Типовые и примерные являются методическими
пособиями и используются при составлении номенклатур дел конкретных
организаций. По своей сути номенклатура дел – это классификатор дел, в которые
группируются исполненные документы. С ее помощью обеспечивается сохранность и
облегчается поиск документов. Она является также учетным документом для дел
временного (до 10 лет) хранения. номенклатура дел состоит из разделов,
соответствующих структурным подразделениям (для больших организаций, и первым
разделом должна идти служба документационного обеспечения – ДОУ, потому что
именно в этой службе создаются и хранятся документы, фиксирующие распорядительную
деятельность руководства) или направлениям деятельности фирмы (для небольших
организаций разделы: организационно-распорядительная деятельность;
планово-отчетная; производственная; коммерческая; маркетинг; деятельность по
обеспечению безопасности; справочно-информационная; финансовая; общественная;
управление персоналом и др. ). Любой, созданный или полученный в организации,
документ должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он помещается.
Каждое дело, включенное в номенклатуру дел должно иметь индекс (номер), который
состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного
подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка
дела по номенклатуре в пределах раздела (графа 1). Заголовок дела (графа 2)
должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Заголовок состоит
из следующих элементов: название вида дела или документа; автор документа
(название организации или структурного подразделения); краткое содержание
документов дела; название адресата (корреспондента) документа; название
местности, с которым связано содержание документа; даты (период), к которым
относится содержание документов дела; указания на копийность документов. Не
каждое дело будет содержать полный набор этих элементов – это зависит от
характера документов, собранных в одном деле. Внутри номенклатуры дел заголовки
располагаются по степени их важности: сначала организационно-распорядительная
документация – приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. При этом
заголовки дел, содержащих распоряжения вышестоящих организаций, располагают
перед заголовками дел с приказами руководителя собственной организации. Далее
заголовки дел с плановыми и отчетными документами. Кадровые документы
располагаются в конце. А после них идут заголовки дел для группировки
документов общественных подразделений (например, профсоюзного комитета). В
номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения
(графа 4) документов. Сроки можно изменять, но только в сторону их увеличения.
Номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел ее структурных
подразделений (или направлений деятельности). К номенклатуре дел создается
научно-справочный аппарат: оглавление, список принятых сокращений, список
перечней документов для определения сроков хранения документов и т.д. первый
экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется этой службой как рабочий
экземпляр, третий передается в ведомственный архив как учетный документ,
четвертый – в государственный архив. Целесообразно наряду с бумажной формой
номенклатуры дел иметь и ее электронный вариант. При помещении в дело первого
документа в номенклатуре, в графе «Примечания», делается отметка о заведении дела.
В процессе работы по формированию дел их заголовки уточняются. При появлении
документов, не предусмотренных номенклатурой, в нее включаются новые заголовки
дел. В одно дело можно включать до 250 листов. Если число документов больше,
заводится второй том дела и делается соответствующая отметка в графе 3.
Номенклатура дел используется в справочно-информационной работе, на ее основе
осуществляется поиск документов и дел. Для этого удобнее электронная форма. По
окончании года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов,
частей) отдельно по постоянному и временному срокам хранения.
Номенклатура дел (приложение 6: «Номенклатура дел на 2007
год» Отдела общего и профессионального образования администрации Новосильского
района Орловской области) – это систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков
их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является основой для
составления описей дел для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале текущего года. Она согласовывается с архивным
учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае структурных изменений
разрабатывается новая номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел
следует руководствоваться уставом или положением об организации и ее
структурных подразделениях (если их несколько – составляется сводная номенклатура
дел), штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год,
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными
формами, ведомственными и типовыми перечнями документов и указанием сроков их
хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Разделами, подразделами и
другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например:
канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). В графе 1 номенклатуры дел
проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела
(обозначается арабскими цифрами: 02-03) состоит из установленного в организации
цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка
дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
В
графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их
расположения внутри разделов и подразделов определяется степенью важности
документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Вначале располага |
