Делопроизводство : Курсовая работа: Приказы по личному составу

Курсовая работа: Приказы по личному составу

содержание

введение................................................................................................... 3

Глава 1. разновидности приказов по личному составу... 8

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу.................... 10

1.2   Виды приказов по личному составу..................................................... 12

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа......... 15

2.1 Этапы подготовки проекта приказа....................................................... 15

2.2  Правила оформления проекта приказа по личному составу............... 19

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов.......... 31

3.1 Системы регистрации приказов.............................................................. 31

3.2  Порядок хранения приказов.................................................................. 35

заключение............................................................................................. 38

список источников и литературы.............................................. 39

приложение

введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

При написании данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу[1].

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации[2].

У Верховцева А.В.  в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров[3].

В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив[4].

Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов[5].

Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт»[6], Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика»[7] и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело»[8].

Цель курсовой работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

Задачи курсовой работы:

1)    рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;

2)    выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;

3)    описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов[9]. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации[10]. Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано[11].

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000)[12].

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях[13].

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»[14]. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

Глава 1. разновидности приказов

по личному составу

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

-   приказы;

-   инструкции;

-   указания;

-   решения;

-   постановления;

-   распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

-   приказы по основной (производственной) деятельности;

-   приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

-   документация, связанная с комплектованием персонала организации;

-   документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

-   документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

-   документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному составу обязательно:

-   при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);

-   освобождения от должности и перемещениях по службе;

-   при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;

-   при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

-   в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

-   при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

-   при предоставлении внеочередного отпуска;

-   перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

-   по учету кадров;

-   по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень форм приказов по личному составу:

-   приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

-   приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

-   приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

-   приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

-   приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

-   приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

-   приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)[15].

В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

-   как образцы для формирования нового документа;

-   как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;

-   в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу. 

1.2   Виды приказов по личному составу

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными[16].

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:

-   личное заявление работника;

-   контракт;

-   докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

-   акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);

-   письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;

-   свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

-   распорядительное действие;

-   фамилия, имя, отчество лица;

-   должность и структурное подразделение;

-   дата вступления в силу данного пункта приказа;

-   обязательные условия.

В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа

2.1  Этапы подготовки проекта приказа

Процедура составления и оформления приказа по личному составу конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:

-   инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);

-   сбор и анализ информации по вопросу;

-   подготовка проекта документа;

-   согласование проекта документа;

-   доработка проекта приказа по замечаниям;

-   принятие решения (подписание документа);

-   доведение (ознакомление) до исполнителей.

Обоснование необходимости издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения (например, прием на работу