Делопроизводство : Хранение и учет архивных документов

Хранение и учет архивных документов

Московский институт юриспруденции

Факультет: «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Курсовая работа

По дисциплине «Архивоведение».

Тема: «Хранение и учет архивных документов».

Москва, 2005

Содержание.

1. Введение ………………………………………………………………………2

2. Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение…….4

3. Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение…………………………………………….6

4. Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся
в деятельности организации…………………………………………………..7

5. Учет документов в архивах…………………………………………………..15

6. Заключение……………………………………………………………………..18

7. Литература……………………………………………………………………...19

Введение.

Архивоведение – наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению
в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Предмет архивоведения включает в себя:

· принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

· способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

· создание системы информации о содержании документов;

· организацию всестороннего использования документальной информации;

· организацию работы архивных служб.

Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.

В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу
1 января 2006 г.

Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации
и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.

Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ» архивный документ определен как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению
в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества
и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.

Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени
и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.

Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной
и частной собственности.

Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомственных архивах (временное хранение документов государственной власти Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения
и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах (п. 6 разд. 1 Положение об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552)).

Архивные документы	Срок хранения в течение	Основание
1. Федеральным органом государственной власти	15 лет	Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ
2. Генеральной прокуратуры РФ		«Об архивном деле в РФ»
3. Органов государственной власти и прокуратур республик		ст. 18, с. 420;
4. Отраслевых академий		ст. 22, с 422
5. Государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения		(о хранении документов Архивного фонда РФ-Авт); Указ Президента РФ От 17.03.1994 №552,
6. Органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов	10 лет	Раздел 1 п. 6, с. 430 (о сроках временного хранения документов государственной
7. Прокуратур городов и районов		части Архивного фонда
8. Государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения в течение		РФ – Авт)
9. Органов местного самоуправления	5 лет
10. Учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения
11. Предприятий сельского хозяйства
12. Записи актов гражданского состояния	75 лет
13. Документы по личному составу
14. Записи нотариальных действий и судебных дел
15. Похозяйственные книги
16. Образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности	10 лет
17. Научная, технологическая, патентная документация	10 лет
18. Конструкторская документация	15 лет
19. Проектная документация по капитальному строительству	25 лет
20. Телеметрическая документация	5 лет
21. Кинодокументы, фотодокументы и видеофонограммы	Не более 3 лет со времени изг.
22. Фотодокументы	3 года
23. Документы на машинных носителях	5 лет

Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся
в деятельности организации.

№ статьи	Вид документа – письмо, переписка		Срок хранения документа	Основание
	Организация системы управления 1.1. Распорядительная деятельность			Положение об Архивном фонде
Ст. 9	Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров		Постоянно	РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, разд. 1, п.2, с. 428-
Ст. 11	Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению		3 года (после утверждения)	429 (об утверждении перечней документов, подлежащих передаче
Ст. 12	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности		5 лет	организациями на государственное хранение с указанием сроков хранения.
	1.2. Организационные основы управления			Перечень типовых управленческих
Ст. 33	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению		3 года (после утверждения)	документов, образующихся в деятельности организации,
Ст. 41	Переписка по организационным вопросам деятельности, в т.ч. о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании		5 лет	утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000 с. 449-448
Ст. 44	Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными исполнительными органами, планы, проекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности		5 лет.	(о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций)
Ст. 45	Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках		5 лет
Ст. 46	Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: по месту проведения, в других организациях		5 лет до минования надобности
	1.3. Контроль
Ст. 51	Переписка о проведении проверок и ревизий		5 лет
Ст. 53	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий		5 лет
Ст. 55	Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан		5 лет
Ст. 56	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы (справки, переписка) по их рассмотрению	- предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребления	Постоянно
		- личного характера	5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения)
		- второстепенного, оперативного характера	5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения
	1.4. Правовое обеспечение деятельности
Ст. 58	Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера		5 лет
Ст. 61	Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и составлении правовой работы		5 лет
Ст. 62	Переписка по оперативным правовым вопросам		3 года
	1.5. ДОУ и организация хранения документов
Ст. 70	Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании ДОУ, внедрении современных информационных технологий, защите информации		5 лет
Ст. 78	Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами		10 лет
Ст. 80	Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним		5 лет
	2. Планирование деятельности 2.1. Прогнозирование
Ст. 83	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ		5 лет
	2.2 Текущее планирование
Ст. 98	Переписка по вопросам планирования		5 лет
	2.3. Ценообразование
Ст. 103	Переписка по вопросам ценообразования		5 лет
	3. Финансирование деятельности 3.1. Финансирование, кредитование
Ст. 107	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов		5 лет
Ст. 110