Делопроизводство : Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Вопросы к экзамену
1.
История отечественного
делопроизводства. Два периода: дореволюционный и советский (1917-1991).
Дореволюционный: три этапа – а) приказное делопроизводство (16-17 века); б)
коллежское делопроизводство (18 век); в) министерское делопроизводство
(19-начало 20 века). Образовалось Русское централизованное государство, во
главе – царь, управлявший посредством специальных государственных учреждений –
приказов (Разрядный, Поместный, Посольский, Тайных дел, Разбойный, Земский,
Ямской, Холопий, Монастырский, Челобитный, Казенный, Хлебный, Книгопечатных дел
и др.). Появился штат «служилых людей». Приказ возглавлял судья, с документами
работали дьяки и подъячие: «старые», «средней руки», «молодшие». Дьяк делал
пометы: «сделать выпись», «вклеить столб» и т.д. старший подъячий готовил
проекты документов, средний делал выписки, наводил справки, хранил дела,
опечатывал сундуки, младшие – переисывали черновики набело. Ни царь, ни бояре
документов не подписывали – удостоверяли документы дьяки и подъячие. Имелось
свое делопроизводство – составлялась необходимая документация: международные
договоры, царские указы и грамоты; от Боярской думы – приговоры; от приказов
исходили «памяти»; местные учреждения направляли отписки; частные лица посылали
в государственные учреждения челобитные. Грамоты были – вестовая, бессудная,
отказная, окружная; памяти – высолочная, наказная приставная, указная и др. На
реквизиты не обращали внимания, так что определить вид документа сегодня
непросто – надо прочитать весь документ. Текст писали на полосках бумаги
шириной 15-17 см. Если не вмещалось на одном листе, продолжали на втором,
третьем и т.д. Листы склеивали в ленту, место склейки – «сстав». Затем
сворачивали в свиток – «столбец» (столбцовая техника делопроизводства
применялась и при формировании документов в дела; в 16 веке слово «дело»
начинает означать и комплекс документов, в которых зафиксирован ход
рассмотрения вопроса и его решение). Вся работа осуществлялась на основании
определенных правил, сложившихся в соответствии с традициями и обычаями. Бурная
политическая деятельность Петра I продвинула вперед и отечественное делопроизводство –
столбцовая техника была заменена на листовую, бумажную. Изменилась система
государственных учреждений – решения стали принимать путем голосования
(коллегиальный принцип). Коллежское делопроизводство велось на основании
правил, установленных Генеральным регламентом (устанавливалась структура
коллегий, их штат, должностные обязанности – присутствие: президент коллегии,
вице-президент, советники, ассесоры; канцелярия: секретарь, нотариус,
регистратор, актариус, канцелярист, копиист, переводчики, вахмистр; контора:
камерир, унтер-камерир, камор-штрейберы). Челобитные стали называть прошениями.
Административные реформы, осуществленные Александром I, снова изменили систему
госучреждений России. Коллегии были заменены министерствами, что положило начало
министерскому делопроизводству. Принцип принятия решений стал единоначальным:
каждое должностное лицо отвечает за конкретный участок деятельности и в
соответствии со своими обязанностями принимает участие в подготовке проекта
документа. В 1811 издано «Общее учреждение министерств», а делопроизводство в
нем названо «Порядок производства дел» (состоял из пяти частей: 1) порядок
вступления дел; 2) движение их, или собственно делопроизводство; 3) отправление
дел; 4) ревизия – контроль за исполнением; 5) отчеты). Были определены
категории документов, которые подписывались конкретным должностным лицом.
Соблюдалась установленная субординация в отношениях официальных лиц.. Вводились
первые бланки. Периодически стала возникать проблема, требовавшая «сокращения
документооборота». К концу века появляются пишущие машинки, гектографы,
ротопринты, механические нумераторы, штампы. Возникают новые виды документов –
телеграмма, телефонограмма. И уж, конечно, небывалый размах обрело это дело в
советскую эпоху. В первые годы издается ряд законов, устанавливающих порядок
законотворческой деятельности. Постановление Совета Народных Комиссаров «О
форме бланков гос. учреждений», узаконивались обязательные реквизиты бланков.
«О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», «Об упрощении
делопроизводства и переписки в советских учреждениях» - названия официальных
документов тех лет. поиск новых форм шел в последующие годы постоянно. Четкая,
правильная постановка делопроизводства – работа с документами (прием, отправка,
регистрация, грамотное оформление документов) – играет и сегодня немаловажную
роль в бесперебойной работе учреждений, организаций, предприятий. Было время, и
не так давно, когда во всех отраслях внедрялись автоматизированные системы
управления (АСУ). В 1966 был создан Всесоюзный научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), с целью унификации и
ускорения подготовки, исполнения, систематизации документов была введена Единая
государственная система делопроизводства (ЕГСД) – свод правил, нормативов и
рекомендаций, определяющих единообразие и рациональную постановку
делопроизводства. В историко-архивном институте открыт факультет
государственного делопроизводства. В 70-е годы были разработаны первые
государственные стандарты на терминологию в области делопроизводства и
оформление документов. В 80-е годы разрабатывались нормативы времени на
делопроизводственные операции и труд машинисток. В 1986 приняты «Основные
правила работы ведомственных архивов». Но жизнь не стоит на месте. Очередная
научно-техническая революция в делопроизводстве произошла с внедрением компьютеров
в ежедневный бумагопроизводительный процесс. Развивается и другая
организационно-административная техника (оргтехника). В связи с этим возникла
идея создания унифицированных систем документации (УСД), т.е. комплекса
взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.
Руководство этой работой осуществлял Госстандарт СССР (типа министерства). На
этой базе был создан Общесоюзный классификатор управленческой документации
(ОКУД). Были также созданы общесоюзные классификаторы: предприятий и
организаций (ОКПО), специальностей по образованию (ОКСО), продукции (ОКП). Еще
совсем недавно ни одно учреждение не могло обойтись без машинистки, умеющей
грамотно и быстро печатать на пишущей машинке, правильно и в срок оформлять
различные документы. Сегодня эти обязанности лежат на секретаре-референте, и в
его распоряжении – широкий набор современнейшей оргтехники, в том числе
компьютеры с необходимым программным обеспечением. Государственное
делопроизводство предшествующей эпохи подготовило базу для развития этой сферы
в сегодняшние дни.
2.
Способы унификации текстов
документов. стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под
которыми понимается образец, эталон. Унификация – один из методов
стандартизации, - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Современный служебный документ – это прежде всего письменный текст,
зафиксированный средствами графики язык слов. По способу синтаксической
организации речи и ее пространственно-графического оформления тексты могут
иметь вид традиционной линейной записи связной речи (сплошной текст); трафарета
(линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией;
это уже формализованный текст – в нем заранее предусматриваются и типовая
ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая
форма, в которой эта ситуация отображается); анкеты (перечень заранее
подготовленных вопросов и место, оставленное для ответа; текст располагается по
вертикали); таблицы (совокупность данных, представленных в цифровой или
словесной форме и заключенных в графы по вертикали и горизонтали). Допускается
в одном документе сочетать разные виды текстов. Трафареты, анкеты, таблицы
являются одним из главных способов унификации формы служебных документов.
Унификация оправдана прежде всего с экономической стороны: составление
унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель
документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на
важнейших, нестандартных аспектах информации. Важна и психологическая точка
зрения – по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в
10 раз интенсивнее, чем неунифицированный – есть возможность быстро обратить
внимание на ключевые моменты. Да и с технической точки зрения – унификация
текстов упрощает и удешевляет использование электронной техники, компьютеров. И,
наконец, система ГОСТов закрепляет требования к содержанию документа – его
объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав
реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку
документов.
3.
Средства копирования и
оперативного размножения документов, работа с ними. В процессе управления
возникает необходимость копирования и размножения документов. Для этой цели
применяется копировально-множительная техника. Еще совсем недавно в этом
вопросе все так было сложно – жуть наводят одни названия: способы копирования –
термографический, фотографический, электрографический; тут тебе и специальная
термореактивная бумага, и восковка («при письме на восковке лентоводитель
пишущей машины отключается. В местах изображения букв воск пробивается…» - какие
ужасы!), гектографы, ротаторы… С приходом компьютеров мир кардинально
изменился. Копирование и размножение документов стало возможным с помощью
специальных копирующих и сканирующих программ, очень легко и быстро
осуществляется простое ксерокопирование. Копирование документов стало широко
доступным, и в какую организацию сегодня ни пойди – всюду требуются копии,
копии…
4.
Классификация документов.
Документы подразделяют на служебные (исходят от имени учреждений, организаций,
предприятий или представляющих их должностных лиц) и личные (созданные
отдельными гражданами – автобиография, заявление, доверенность, расписка,
письма, предложения). Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об
образовании и др. учреждения выдают гражданам на руки. Служебные
подразделяются: ОРД (организационно-распорядительная документация) -
организационная (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительная
(постановления, распоряжения, приказы по оргвопросам); справочно-информационная
(письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты, протоколы); о личном
составе (приказы о личном составе, личные дела, характеристики и т.д.);
предложения, заявления и жалобы граждан. По месту составления документы могут
быть внутренние (создает само учреждение в процессе своей деятельности) и
внешние (эта документация приходит извне – от других организаций, от отдельных
граждан). По сложности содержания – простые (отражают один вопрос, одну тему) и
сложные (посвящены нескольким вопросам). по форме – индивидуальные (произвольно
составленные); типовые (представляющие собой текст-образец) и трафаретные
(когда часть документа отпечатана заранее – постоянная информация, а часть
вписывается при его составлении – переменная информация, т.е. бланки). По стадиям
создания – оригиналы (созданные в первый раз) и копии (повторное абсолютно
точное воспроизведение оригинала как вручную, так и с помощью технических
средств). Сегодня уже часто электронная копия имеет юридическую силу оригинала.
Виды копий – выписка (копия части документа, которая выдается на руки), отпуск
(полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело
учреждения-отправителя, удостоверяется пометкой «верно» и подписью
ответственного за делопроизводство), дубликат (имеет одинаковую силу с подлинником,
выдают в случае утери владельцем подлинного документа).
Еще одна классификация документов:
¨
По способу фиксации
информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, а
также на разнообразных машинных носителях);
¨
По содержанию или роду
деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.);
¨
По назначению (приказы,
положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления…);
¨
По видам (типовые, т.е.
обязательные к применению в определенной области; примерные, трафаретные,
индивидуальные…);
¨
По степени сложности
(простые, т.е. посвященные одному вопросу и решаемые в одном подразделении; и
сложные – содержащие ряд проблем);
¨
По месту составления
(входящие, исходящие и внутренние);
¨
По срокам исполнения (срочные
и несрочные);
¨
По сфере действия (служебные,
или деловые; и официально-личные – с указанием конкретного лица);
¨
По степени гласности (обычные
– без ограничения доступа; и с ограничением доступа – секретные, для служебного
пользования, содержащие коммерческую тайну, конфиденциальные);
¨
По юридической силе
(подлинники обладают полной легитимностью, если подписаны должностным лицом,
подпись которого заверена оттиском печати; копии, отпуски – по существу, это
второй экземпляр оригинала, подписанный руководителем и заверенный печатью;
дубликаты, подложные);
¨
По степени полноты
представленной информации (полные и выписки, т.е. копии части документа);
¨
По срокам хранения – в одну
папку (дело) должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.
Классификации могут быть разные.
5.
Номенклатура дел, содержание,
использование. Документы организации должны храниться в установленном порядке.
Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой
систематизации документов. Основой систематизации документов в делопроизводстве
является их группировка в дела. Дело – это совокупность документов, или
документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под
одну обложку. Порядок распределения документов в дела называется номенклатурой
дел. Это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых
в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке. Номенклатуры дел бывают: типовые (содержащие
унифицированные заголовки дел, образующихся в делопроизводстве однородных
учреждений); примерные (устанавливающие примерный состав дел, заводимых в
делопроизводстве) и конкретные. Типовые и примерные являются методическими
пособиями и используются при составлении номенклатур дел конкретных
организаций. По своей сути номенклатура дел – это классификатор дел, в которые
группируются исполненные документы. С ее помощью обеспечивается сохранность и
облегчается поиск документов. Она является также учетным документом для дел
временного (до 10 лет) хранения. номенклатура дел состоит из разделов,
соответствующих структурным подразделениям (для больших организаций, и первым
разделом должна идти служба документационного обеспечения – ДОУ, потому что
именно в этой службе создаются и хранятся документы, фиксирующие распорядительную
деятельность руководства) или направлениям деятельности фирмы (для небольших
организаций разделы: организационно-распорядительная деятельность; планово-отчетная;
производственная; коммерческая; маркетинг; деятельность по обеспечению
безопасности; справочно-информационная; финансовая; общественная; управление
персоналом и др. ). Любой, созданный или полученный в организации, документ
должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он помещается. Каждое дело,
включенное в номенклатуру дел должно иметь индекс (номер), который состоит из
установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения
(или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах раздела (графа 1). Заголовок дела (графа 2) должен
кратко отражать содержание и состав документов дела. Заголовок состоит из
следующих элементов: название вида дела или документа; автор документа (название
организации или структурного подразделения); краткое содержание документов
дела; название адресата (корреспондента) документа; название местности, с
которым связано содержание документа; даты (период), к которым относится
содержание документов дела; указания на копийность документов. Не каждое дело
будет содержать полный набор этих элементов – это зависит от характера
документов, собранных в одном деле. Внутри номенклатуры дел заголовки
располагаются по степени их важности: сначала организационно-распорядительная
документация – приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. При этом
заголовки дел, содержащих распоряжения вышестоящих организаций, располагают
перед заголовками дел с приказами руководителя собственной организации. Далее –
заголовки дел с плановыми и отчетными документами. Кадровые документы
располагаются в конце. А после них идут заголовки дел для группировки
документов общественных подразделений (например, профсоюзного комитета). В
номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения
(графа 4) документов. Сроки можно изменять, но только в сторону их увеличения.
Номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел ее структурных
подразделений (или направлений деятельности). К номенклатуре дел создается научно-справочный
аппарат: оглавление, список принятых сокращений, список перечней документов для
определения сроков хранения документов и т.д. первый экземпляр хранится в
службе ДОУ, второй используется этой службой как рабочий экземпляр, третий
передается в ведомственный архив как учетный документ, четвертый – в
государственный архив. Целесообразно наряду с бумажной формой номенклатуры дел
иметь и ее электронный вариант. При помещении в дело первого документа в
номенклатуре, в графе «Примечания», делается отметка о заведении дела. В
процессе работы по формированию дел их заголовки уточняются. При появлении
документов, не предусмотренных номенклатурой, в нее включаются новые заголовки
дел. В одно дело можно включать до 250 листов. Если число документов больше, заводится
второй том дела и делается соответствующая отметка в графе 3. Номенклатура дел
используется в справочно-информационной работе, на ее основе осуществляется
поиск документов и дел. Для этого удобнее электронная форма. По окончании года
составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей)
отдельно по постоянному и временному срокам хранения.
Номенклатура дел (приложение 6: «Номенклатура дел на 2007
год» Отдела общего и профессионального образования администрации Новосильского
района Орловской области) – это систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков
их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является основой для
составления описей дел для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале текущего года. Она согласовывается с архивным
учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае структурных изменений
разрабатывается новая номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел
следует руководствоваться уставом или положением об организации и ее
структурных подразделениях (если их несколько – составляется сводная
номенклатура дел), штатным расписанием, номенклатурой дел организации за
прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов и
указанием сроков их хранения, типовыми и примерным |
