Делопроизводство : виды документов

виды документов

СОДЕРЖАНИЕ

ЗАДАНИЕ 1

Основные виды бланков и требования к их оформлению …………………….. 3

ЗАДАНИЕ 2

Какие документы относятся к группе распорядительных документов правления. Правила и требования, предъявляемые к их оформлению………...9

ЗАДАНИЕ 3

Составить официальную доверенность…………………………………...……15

ЗАДАНИЕ 4

Составить гарантийное письмо…………………………………………………16

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………17

ПРИЛОЖЕНИЕ 1………………………………………………………………...18

ПРИЛОЖЕНИЕ 2………………………………………………………………...21

ПРИЛОЖЕНИЕ 3………………………………………………………………...22

ПРИЛОЖЕНИЕ 4………………………………………………………………...24

Задание 1

Основные виды бланков и требования к их оформлению

В соответствии с ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.

Бланки организационно-распорядительных документов классифицируются по следующим признакам:

·                     расположению реквизитов

·                     по автору документа

·                     виду документа

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

·                     угловой

·                     продольный

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

·                     бланк организации

·                     бланк структурного подразделения

·                     бланк должностного лица

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

·                     общий бланк

·                     бланк письма[1]

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 1)

Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные.

Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» основных форматов:

·                    А3 – 297 х 420 мм;

·                    А4 – 210 х 297 мм;

·                    А5 – 148 х 210 мм;

·                    А6 – 105 х 148 мм.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

·                   бланки для писем

·                   общие бланки.   Бланки для всех остальных документов

·                   бланки конкретного вида документа

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 2)

Правила оформления реквизитов. (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 3)

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14.  (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.  

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять

·                    из слова УТВЕРЖДАЮ,

·                     наименования должности лица, утверждающего документ,

·                    его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)

·                    даты утверждения

Если документ утверждается не должностным лицом а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО.

Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с   левым отступом 8 см.

Реквизит название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением № 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется  записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2002.

Если число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, например: 2000.01.05

Реквизит место составления оформляется от границы левого поля.

Реквизит заголовок к тексту содержит краткое изложение основного смысла составляемого документа.  Заголовок должен грамматически согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: Приказ  ....    О создании аттестационной комиссии
Договор ....   О поставке груза по контракту № 249/1.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Печатают  с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Текст документа - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный. 

Реквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го  знака (от границы левого поля) в виде: Приложение: на 3 л. в 2 экз.[2]

Если вид документа, являющегося приложением, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 N21/3 на 5 л. в 2 экз.
                        2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз.

Подпись

Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.

Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.

Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами.   Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.[3]

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

В соответствии с Изменением № 1 к ГОСТ  Р 6.30-97, введенным в действие с 1 апреля 2000 года в левом нижнем углу каждой страницы документа оформляется реквизит Идентификатором электронной копии документа. Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле странице, и содержит:

·                    наименование файла на машинном носителе

·                    дату

·                    другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Задание 2

Какие документы относятся к группе распорядительных документов правления. Правила и требования, предъявляемые к их оформлению

Распорядительными документами называют первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (платежное поручение, платежное требование-распоряжение и др.). К таким документам относятся также собственно распоряжения руководителей предприятия и уполномоченных им лиц о совершении хозяйственных операций.[4]

Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения. Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно - правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы противоречили закону.

Подготовка распорядительных документов довольно сложный процесс, в котором можно выделить такие стадии:

·        изучения сути вопроса,

·        подготовка проекта документа,

·        его согласование  и заверение.

Процедура составления и оформление распорядительных документов должна быть расписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение). 

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.[5]

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

ГОСТ Р 6.30-97 указывает: «В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 4)

Слова «п о с т а н о в л я е т» («П О С Т А Н О В И Л»), «р е ш а е т» («Р Е Ш И Л»), «П Р ЕД Л А Г А Ю», «П Р И К А З Ы В А Ю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.[6]

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме –«подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.[7]

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

ЗАДАНИЕ 3

Составить официальную доверенность закрытого акционерного общества «Флора» заместителю главного бухгалтера Яблочкиной Кларе Федоровне на получение выписок по расчетному и валютному счетам, предъявление платежных поручений, получение наличных денег в ООО «Банк Итуруп» от имени ЗАО «Флора».  Все недостающие реквизиту взять сами.

ДОВЕРЕННОСТЬ № 3

20.02.2009

г. Южно-Сахалинск

Закрытое акционерное общество «Флора» в лице генерального директора Папы Карло, действующего на основании Устава настоящим доверяет Яблочкиной Кларе Федоровне, имеющей паспорт № 315216121 выданный 19 февраля 2009 г Театром Карабаса Барабаса, совершать следующие действия:

1.     получение выписок по расчетному и валютному счетам ЗАО «Флора»

2.     предъявление платежных поручений

3.     получение наличных денег в ООО «банк Итуруп» от имени ЗАО «Флора»

Настоящая доверенность выдана сроком до двадцатого февраля две тысячи десятого года.

Подпись      Яблочкина К.Ф.    _____________________  удостоверяю

Директор организации – доверителя   ____________________ Папа Карло

Место печати

ЗАДАНИЕ 4

 Составить гарантийное письмо открытого акционерного общества «Кондитерско-макаронный комбинат» о предъявлении места для прохождения производственной практики с 01.03.2009 по 01.05.2009, назначив руководителем практики начальника финансово-экономического отдела Сперанскую Ольгу Николаевну. Все недостающие реквизиты взять самим.

Открытое акционерное общество «Кондитерско-макаронный комбинат»

20.02.2009 г                                                        Директору Института истории,

                                                                             социологии и управления СахГУ

                                                                                Декану факультета управления

Гудвину В.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ООО «Кондитерско-макаронный комбинат» предоставляет место для прохождения производственной практики студентки 3 курса факультета управления, Красной Шапочке,  обучающейся  по специальности «Государственное и муниципальное управление», на срок с 01.03.2009 г по 01.05.2009 г.

Профиль работы в ходе прохождения практики соответствует профилю получаемой специальности.

Руководитель практики от организации -  начальника финансово-экономического отдела Сперанская Ольга Николаевну.

Генеральный директор

ООО «Кондитерско-макаронный комбинат» __________________Серый Волк

                                                                ПЕЧАТЬ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.                Басаков М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления): учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 346 с.

2.                Борискин В. В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. - М.: Омега-Л, 2006. – 194 с

3.                Делопроизводство: учеб. для вузов по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. – 542 с.

4.                Делопроизводство: (организация и технологии документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов / (Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. ( и др.); под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-Дана, 2001. - 329 с.

5.                Оформление документов: основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов. - Электрон. ст. - Режим доступа к ст.:
#"Times New Roman"> 

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003

Схема расположения основных реквизитов на угловом бланке

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Примеры оформления некоторых переменных реквизитов

Гриф утверждения

Адресат

Заголовок к тексту

Подпись

Гриф согласования

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Образец приказа

Образец указания

Образец распоряжения

[1] Оформление документов: основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов. - Электрон. ст. - Режим доступа к ст.:
#"Times New Roman"> 

[2] Делопроизводство = Office work : (организация и технологии документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов / [Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. [ и др.] ; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-Дана, 2001. -  с. 112

[3] Делопроизводство : учеб. для вузов по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. –с. 214-216

[4] Басаков М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления): учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. -  с. 97

[5] Басаков М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления): учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. -  с. 98-99

[6] Борискин В. В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. - М.: Омега-Л, 2006. –  с 76

1 Басаков М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления): учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. -  с. 177-178