Делопроизводство : Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота
Содержание:
Введение ..............................................................................................
1
1.
Электронный
документооборот в экономике:
1.1
Автоматизация учета в
торговле.................................................. 2
1.2
Автоматизация фондовой
торговли в России............................. 3
2. Системы
электронного документооборота:
2.1 Документооборот
в мире безбумажных технологий................. 5
2.2
Делопроизводство и документооборот в
управлении предприятием.................................................................................
5
2.3
Системы управления электронным документооборотом..........
8
2.4
Корпоративный электронный
архив............................................11
2.5
Информационно – поисковые технологии для электронного
делопроизводства...........................................................................13
3. Защита информации:
3.1
Безопасность электронной
почты..................................................16
3.2
Защита электронного обмена данными.........................................17
3.3
Семейство продуктов PALINDROME...........................................17
3.4 Сетевое
резервное копирование.....................................................19
3.5 Зеркальные
серверы........................................................................
24
4. Электронная
цифровая подпись в электронном документообороте:
4.1
Что такое ЭЦП?................................................................................25
4.2 Шифрование.....................................................................................26
4.3 Управление
ключевой системой.....................................................27
4.4 Пакет
документов.............................................................................28
4.5 Центр
удостоверения открытых ключей........................................28
5.Приложение........................................................................................31
6. Литература:
6.1 Список выявленной
литературы.....................................................35
6.2 Список использованной
литературы..............................................37
Введение
Основной целью данной работы является
раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы
является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В
свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих
друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения
определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к
свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного
документооборота и являются документы.
Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без
паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы,
студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это
затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую
деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без
документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является
обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и
организаций.
С развитием информационных технологий для документооборота
открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети
Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния
перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к
получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась
другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность
информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит
некоторые возможности ее обеспечения.
Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного),
невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет
электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматривается в данной работе.
1.1 Автоматизация учета в торговле
Так как основой для торговой
фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности
предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую
и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый,
многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками
и покупателями.
В основу ряда комплексов положены схемы документооборота и
основные принципы, аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс»
главными являются:
1.
комплексный охват
деятельности фирмы;
2.
отслеживание движения
товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем
промежуточным операциям;
3.
учет товаров в разрезе
партий в учетных ценах;
4.
получение текущей
информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а
также взаимоотношение с покупателями и поставщиками;
5.
организация различных
видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;
6.
проведение маркетинговых
исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой
период времени;
7.
ведение независимого учета
по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и
автоматизации корпоративной структуры;
8.
ведение многовалютного
учета;
9.
представление данных в
российском или международном стандарте;
10.
возможность выборки
необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном
виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной
почте;
11.
максимальная гибкость в
настройке комплекса и в распределении прав доступа;
12.
работа в сетях с большими
объемами данных; распределенный характер системы;
13.
максимальная открытость
комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;
14.
легкость в освоении и
адаптируемость к задачам клиента;
15.
возможность стыковки и
интеграции с другими программными продуктами.
Рассмотрим более подробно управление складской
деятельностью торговой фирмы (на складах и в торговых точках). При этом
учитываются следующие факторы:
·
товар может иметь
несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество
упаковок, вес, стоимость;
·
товар может оцениваться в
различных валютах;
·
товар может иметь
несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а
также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
·
товар может иметь
различный статус, например статус резервирования.
Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых
секций (напрямую или через внутренний склад последных), бухгалтерий и
представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ
функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии
складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с
формированием любых отчетных документов.
1.2 Автоматизация фондовой торговли в России
Информационные системы предназначены для повышения
прозрачности рынка наиболее добротных ценных бумаг и увеличения оборота
средств.
Для внебиржевой торговли ценными бумагами инвестиционными
институтами, в том числе банками, создаются специализированные учреждения или
подразделения, в том числе так называемые фондовые магазины. Для автоматизации
их работы разрабатываются специальные системы, одна из которых – «Фондовый
магазин» - представлена на рис. 3 (приложение).
Система предназначена для переуступки прав собственности по
ценным бумагам, выпущенным в безбланковой форме. Она взаимодействует с системой
учета прав собственности, обеспечивая гарантированную поставку безналичных
ценных бумаг. Основными особенностями являются:
·
прием заявок на продажу и
покупку ценных бумаг;
·
сведение заявок в режиме
биржи и в режиме прямого указания;
·
гарантированное исполнение
заключенных сделок за счет блокировки выставленных на продажу ценных бумаг в
депозитариях и обязательного депонирования сумм, обеспечивающих покупку
заявленного количества ценных бумаг;
·
проведение необходимых
денежных расчетов, взимание налогов на доход от продажи ценных бумаг и налогов
на операции с ценными бумагами;
·
учет движения денежных
средств;
·
организация обмена с
неограниченным количеством депозитариев.
С каждым днем электронный документооборот нарастает, особенно в связи с
развитием Интернет -
торговли на фондовом рынке.
Безопасность торговли ценными бумагами через Сеть обеспечивается принципиально
иными способами, чем при проведении торгов с использованием традиционных
удаленных терминалов. Несанкционированный доступ к терминалам предотвращается
путем их изоляции от внешнего мира: они устанавливаются в специальном помещении
с особым режимом контроля и подключаются к торговой системе биржи с помощью
выделенных каналов связи. Такая система достаточно надежна, но дорога, и потому
круг ее пользователей существенно ограничен.
Интернет - трейдинг
(онлайновая торговля ценными бумагами) в России начал активно развиваться после
создания на Московской межбанковской валютной бирже универсального
двунаправленного аппаратно-программного интерфейса (шлюза), позволяющего
подключать к торговой системе биржи брокерские системы сбора клиентских заявок
(приказов на покупку/продажу ценных бумаг), которые заполняются самими
клиентами в электронной форме и передаются по компьютерным сетям.
Компьютерная обработка электронных заявок выполняется
быстрее, чем ручная обработка бумажных заявок. Электронные приказы проходят
входной контроль с помощью специального программного обеспечения. Один из
этапов такого контроля — проверка авторства и подлинности заявки. Необходимо
убедиться, что: а) заявка не была искажена в процессе доставки по компьютерной
сети от отправителя к получателю; б) заявку направило именно то
физическое/юридическое лицо, от чьего имени она пришла. Технология проверки
должна быть настолько убедительной, чтобы в случае судебного разбирательства
судьи согласились использовать ее результаты для вынесения решения по спорному
вопросу. Именно для этих целей применяется электронно-цифровая подпись.
2.1 Документооборот в мире безбумажных
технологий
Увеличение
информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует
адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества
обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация,
поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно
десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации
этой идеи. Здесь ряд причин:
1.
Можно указать на
психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде
требует привычки;
2.
Безбумажные технологии
требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной
вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий,
технологичности алгоритмов;
3.
Безбумажные технологии требуют
основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни
одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд
не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием в условиях рыночной
экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия,
вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации
деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные
технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить
доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного
делопроизводства и документооборота.
2.2 Делопроизводство и документооборот
в управлении предприятием
Для
эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные
потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс.
Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на
предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения
документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной
конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие
структуры информационного обмена – документопоток.
Для
любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие,
внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции
ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их
внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за
исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
В
советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной
системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема
хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации.
Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время
сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым
или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и
должностных инструкциях специалистов.
| 
