Делопроизводство : Организация ЭЦД в делопроизодстве

Организация ЭЦД в делопроизодстве

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Челябинская государственная академия культуры и искусств

Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и музееведения

Курсовая работа

по курсу «Организация и технологии ДОУ»

Организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве

                                                                                Выполнил: студент(ка) 3 курса

                                                                                ИДК, гр. 803А Уткина Ольга

                                                                                Руководитель: И. М. Баштанар

                                                                                Рецензент: И. М. Баштанар

Челябинск 2009

Оглавление

Введение

Глава 1. Особенности организации экспертизы ценности документов.............6

          1.1. Понятие «экспертизы ценности документов». Нормативно-методическая регламентация.................................................................................6

          1.2. Критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов...............................................................................................................9

Глава 2. Организация и порядок проведения.....................................................14

          2.1. Организация экспертизы ценности документов................................14

          2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов..................17

          2.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов...........19

          2.4. Анализ организации и проведения экспертизы ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба»..................................22

Заключение.............................................................................................................27

Список использованных источников и литературы...........................................29

Приложения...........................................................................................................31

Введение

Актуальность темы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

         ? документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

         ? использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

         ? хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.

         Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

         Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы корпорации, представляют ценность только для самого предприятия.

Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохранятся в течение всей жизни человека, но, в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

         В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

         Объектом курсового исследования является процесс функционирования и формирования системы документационного обеспечения управления (ДОУ)

         Предметом ? технология, процедуры и организация оценки и отбора документов на архивное хранение на основе экспертизы ценности документов.

         Целью курсового исследования является изучение организации экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

         Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

         ?  раскрыть понятие «экспертизы ценности документов»;

         ?  изучить нормативно-методические основы экспертизы ценности документов;

         ?  рассмотреть организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов;

         ?  проанализировать организацию и проведение экспертизы ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

         При написании курсового исследования были использованы работы ведущих специалистов ? документоведов: В. А. Кудряева, Б. В. Альбрехта,  Т. В. Кузнецовой, М. В. Стенюкова, Т. А. Быковой, А. В. Пшенко.

         Понятие экспертизы ценности  документов раскрывают в своих статьях Н. А. Зверева (14), Т. А. Быкова (10), Т. В. Кузнецова (18,19), В. А. Кудряев (21), В.И. Андреева (8). Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов рассматривает  Б. В. Альбрехт (6). Критерии оценки документов описывает Т.А. Быкова (10). Организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов раскрывают В. А. Кудряев (21), В.И. Андреева (8), М. В. Стенюков (23), Т. В. Кузнецова (18,19), Т. А. Быкова (10), Л. М. Вялова (11).

         Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы, приложения.

Во введении сформулированы цели, задачи, объект, предмет, актуальность, изученность темы, содержание работы.

В первой главе раскрывается особенности организации экспертизы ценности документов.

Во второй главе рассматриваются  организация и порядок проведения экспертизы ценности документов.

В заключении представлены основные выводы по курсовому исследованию.

Список использованной литературы состоит из 24 библиографических описаний источников.

В приложении представлены: протокол заседания экспертной комиссии, форма годового раздела сводной описи дел по личному составу, форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения, форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Глава 1. Особенности организации экспертизы ценности документов

1.1. Понятие «экспертизы ценности документов». Нормативно-методическая регламентация

Экспертиза ценности документов – важное звено в организации документооборота предприятия в целом. Это составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, с дачей дел в архив, их уничтожением. Экспертиза лежит в основе определения сроков хранения документов и выделения особо ценных дел организации. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации (9, с. 37).

Понятие «экспертизы ценности документов»  является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, фирм содержат информацию, ценность которой различна. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудования, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов         Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение (14, с. 37).

         ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» рассматривает понятие «экспертизы ценности документов» как «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев» (1).    

В свою очередь, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определил экспертизу ценности документов как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации» (4).

В Энциклопедии делопроизводства экспертиза ценности документов определяется как  «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение» (24) .

            С точки зрения Т. А. Быковой экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения (10, с. 24).

         По мнению В. А. Кудряева наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов» (21, с. 194).

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.      Экспертиза ценности документов проводится на основе:

          ? действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
          ? типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

? нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации  в области архивного дела.

            В соответствии с действующим законодательством нормативно – правовое обеспечение экспертизы ценности документов поручено Федеральной архивной службе России.                                                                                        Согласно ст. 6 основ законодательства РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27.10.2004 № 125 «Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов» (4).

         Этот нормативно – правовой акт закрепил основополагающие права Федеральной архивной службы России по вопросам отнесения документов к составу Архивного фонда РФ

         Основные виды нормативных документов, являющиеся основанием для определения сроков хранения документов:

         ?  типовые перечни документов со сроками хранения;

         ? перечни документов постоянного хранения, подлежащих приему в                        государственные (муниципальные) архивы, которые разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России;

         ? ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.

         Для определения сроков хранения документов используются специальные спра­вочники, называемые перечнями документов со сроками хранения. Они бывают несколь­ких видов. Каждая служба ДОУ должна иметь Перечень типовых управленческих докумен­тов, образующихся в деятельности организа­ций, с указанием сроков хранения. Если в организации откладываются чертежи и другие научно-технические документы, надо иметь Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архи­вы России.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отрас­лей. Поэтому на базе типовых перечней разра­батываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреж­дений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующей­ся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при установле­нии сроков хранения документов в первую очередь.

         Таким образом, экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В состав ноучно-методической регламентации входят: типовые перечни документов со сроками хранения; перечни документов постоянного хранения; ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.

1.2. Критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят с целью  отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

?   отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,

культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

? отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

? выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

? установление или изменение сроков хранения документов.

         Экспертиза ценностей документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов.

         Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

         Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности.

         На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

         На основании принципов разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев:

?     оценки происхождения;

?     их содержания;

?     внешних особенностей.

         Критериями оценки происхождения являются: роль и место организациями в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

         Критериями оценки содержания – значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.

         К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.      

         Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:

         1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;

         2) значимость содержания документов;